やばい、体調不良だ。バイトを休みたいけど断りにくいな。。
バイトをしている人なら必ず休みが欲しいときがありますよね。
突然体調不良や急な用事で出勤できないと悩むのは万人が抱える問題だと思います。
そのような時は、適切な方法でバイトを休む必要がありますが、メールやLINEでの文章の書き方や注意点について知っている方は意外と少ないです。
この記事では、バイトを休むことをメールやLINEで伝えたいときの書き方について解説します。
定型文を知っておけば、誰でも簡単にメールの文章を書けるので記事を参考にして自分のテンプレートにしちゃってください。
リョー
・上場企業会社員（営業）
・大学院卒、副業でブログとサッカースクールを運営（開業届け提出済み）
・バイトリーダーとして新規バイト採用係として面接官経験あり
・本業の会社でもリクルーターとして就活生の面接を担当
・1人が好き
・趣味はランニング、サウナ、映画、読書
こちらの記事も参考にしてください
バイトを休む連絡メールの書き方｜LINEでも同様
バイトを休む場合、必要なのがバイト先の上司やシフト管理者に連絡をすることです。
しかし、電話で直接話すことができない場合、メールで伝える必要があります。
本来は電話で直接伝えた方が、誠意を表現でき良いのですが
バイトを休む連絡は緊急性があるため、電話が繋がらないときや上司が捕まらないときのためにメールを残すほうがベターです。
そのようなバイトを休む連絡におけるメールは、ビジネスメールとして書く必要があります。
ですので、基本的な書き方やポイントを押さえておきましょう。
バイトを休むメールの基本的な書き方とポイント
バイトを休むメールを書く場合、以下のポイントを押さえておくと良いでしょう。
直接上司宛に書く場合の注意点
バイトを休むメールは、バイト先の上司宛に書く場合が多いです。その際、件名に「お休みのご連絡」と記載し、本文の最初に挨拶をすることが基本です。また、必ず理由を伝えるようにし、次回の出勤予定日や、体調不良でさらに休みが増えるようなら、その旨も記載するようにしましょう。
丁寧で正しい敬語を使おう
バイトを休むメールは、バイト先の上司やシフト管理者に送るビジネスメールです。
そのため、正しい敬語を使用しなくてはなりません。丁寧な言葉遣いで書くようにしましょう。
具体的な休む期間や理由の記載方法
バイトを休む理由は、具体的なものであることが望ましいです。
また、休む期間も明確に記載するようにしましょう。
例えば、何日から何日までの期間で休むのか、また、休む理由は体調不良なのか、何なのかを明確に、シンプルに伝えることです。
まず謝罪の言葉を述べよう
バイトを休む連絡の際には、はじめに謝罪の言葉を述べることを忘れないようにしましょう。
「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」という言葉が一般的です。
代替策の提案や対応方法を記載しよう
バイトを休む際には、代替案を提案することも大切です。
たとえば、他のスタッフに振り替えてもらう、または、後日、振替出勤するなどの方法を提案することができます。
バイトを休む理由に応じたメールの書き方・例文
バイトを休む理由は様々だと思いますが大体は下記の4つのパターンに別れると思います。
体調不良で休むとき
2つ以上の予定が重なってしまったとき
家庭の事情
バイト先によるシフト変更の際
それぞれの場合のメールを打つ際の書き方について下記に解説していきます。
突然体調不良でバイトを休む場合のメールの書き方
体調不良で急にバイトを休む場合、体調が悪く、ついつい自分本位になってしまいます。
しかし、そんな時であっても相手に迷惑をかけないよう丁寧にメールを書くことが大切です。
メールの本文に必要な情報はどのような症状があって休んでいるのかということです。
さらに、復帰予定日や代わりの勤務日の候補がある場合は併せて伝えると良いでしょう。
>>例文はこちら
予定が重なってしまい休む場合のメールの書き方
予定が重なってしまい、急遽バイトを休む場合であっても、なるべく早くバイト先に伝えることが大切です。
必ずなぜ休むのか具体的な理由を明確にし、休むことをお詫びしましょう。
そして必ず代わりに出勤してくれるバイトを探すか、代わりの出勤日を提案しましょう。
もしも、代わりのバイトがいないし、代わりの出勤日がない場合は
とにかく、可能な限り早い段階で相手に伝えることが大切です。
代わりの出勤日がないようだと自分勝手なバイトだと思われてしまいます。
バイト前日に休む連絡をした場合のメリットとデメリットについて下記の記事で解説しています。ぜひ参考にしていただければと思います。
>>例文はこちら
家庭の事情で急に休む場合のメールの書き方
家庭の事情で急にお休みをとる場合は、全ての情報を必ず伝える必要はありません。
というのも、急な事情というようなときには身内の不幸があった場合や、体調不良の家族の看病などの時だと想定されるからです。
バイトが急に休むときにはなぜ休んだのか、説明する義務がありますが
必ずしも個人的なデリケートな情報を赤裸々に開示する義務はありません。
休む理由と出勤の代替日を述べることができたら上上です。
>>例文はこちら
バイト先のシフト変更により休む場合のメールの書き方
バイト先のシフト変更により急に休む場合、まずは早急に上司に伝えることが重要です。
できるだけ早く伝えることでバイト先がシフト調整をする時間に余裕ができます。
このような場合は、バイト先の都合でシフトが変更された場合が多いと推察されますので
変更を依頼して申し訳ないという気持ちを持つことも大事ですが、ある程度は強気に主張できます。
>>例文はこちら
バイトを休むメール・LINEの件名・例文集
上記で解説した通り、休む理由や状況によってメールの内容は異なります。
以下で、バイトを休むときのメールの例文を紹介します。
突然体調不良で休む場合のLINE・メールの件名・例文
件名：本日欠勤の件（体調不良です）
本文：お疲れ様です。リョーです。
急な連絡となり申し訳ありませんが、本日は熱発により
体調不良で欠勤させていただきます。
代替日として来週の火曜日に本日と同様の時間で勤務可能です。
ご迷惑をおかけし申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
予定が重なってしまい休む場合のLINE・メールの件名・例文
件名：欠勤のご連絡
本文：お疲れ様です。リョーです。
急な連絡となり申し訳ありませんが、○月○日
他の予定と被ってしまい、お休みをいただきたく連絡いたしました。
代わりの出勤できるバイトと代替日を探しましたが、見当たりませんでした。
大変申し訳ありませんが、後日出勤日の代替日をお伝えします。
ご迷惑をおかけし申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
家庭の事情で急に休む場合のLINE・メールの件名・例文
件名：欠勤のご連絡（家庭の事情のため）
本文：お疲れ様です。リョーです。
本日のバイトですが、身内に不幸がありましたので
大変急ではございますが、お休みいたします。
代替日については後日ご相談させていただきます。
大変申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
シフト変更により休む場合のLINE・メールの件名・例文
件名：欠勤のご連絡（26日の件）
本文：お疲れ様です。リョーです。
シフト変更に伴い、２６日が出勤日となっておりましたが
その日は授業が夜まであり、出勤できません。
代わりに２５日、２７日は出勤可能です。
お手数をおかけしますが、ご確認お願いいたします。
バイトを休む際に注意したいこと
バイトを休む際にはバイト先への配慮として注意すべき点が3つあります。
・バイト先への休む連絡についてのルールを確認する
・次回出勤日や代わりのバイトの手配をする
・休む理由を述べるときは最小限の説明に留める
理由は下記します。
バイトを休む連絡についてのルールを確認する
バイトを休む場合、単にメールで伝えるだけでなく、休む期間や回数についてのルールを確認することが重要です。
バイト先によっては、休む期間や回数に制限がある場合もあります。
例えば、1週間以内であれば自由に休むことができる場合もあれば、1ヶ月につき1回までしか休めない場合もあります。
あらかじめ確認しておくことで、トラブルを防ぐことができます。
次回出勤日や代わりのバイトを前もって手配しておく
また、次回出勤日について確認しておくことや、あなたの代わりに出勤してくれるバイトを手配することも重要なことです。
なぜなら、あなたが急に欠勤したことでバイト先には多少なりとも迷惑がかかっているからです。
いるはずだった人がいなくなるので当然です。
ですので、代わりの出勤日を用意するために、次回出勤日を確認し、それまでに用意するか
当日にあなたの代わりに出勤するバイトを手配することが重要です。
休む理由については必要最低限の説明に留める
バイトを休む場合、その理由を必要最低限の説明に留めることが重要です。
バイト先はなぜあなたが休んだかには、そこまで興味がないからです。
例えば、突然体調不良で休む場合、詳しい症状や原因まで説明する必要はありません。ただ「突然体調不良のため、本日はお休みをいただきたく思います」と伝えるだけで十分です。
また、家庭の事情で急に休む場合も、詳細な説明は不要です。ただ「家庭の事情で、本日はお休みをいただきたく思います」と伝えるだけで大丈夫です。
一方で、バイト先によっては、休む理由について詳しく説明することが求められる場合もあります。
例えば、交通事故に巻き込まれた場合や、体調不良で流行りの感染症を患ったときや治りにくい重症な病気にかかった時などです。
その場合は、詳しい説明を求められることがあるでしょう。的確かつ適切な説明を行い、理解を得るように心がけましょう。
バイト先から休み期間についてなどの忠告があるかもしれません。
バイトを休むことによって生じる影響
バイトを休むことによって、様々な影響が出る場合があります。具体的には以下のようなものが考えられます。
・給料や勤務時間に影響が出る場合がある
・勤務態度や評価に影響が出る
・繁忙期は他のスタッフにより負担がかかる
バイトを休みすぎるとどうなるかについて、詳しくは下記の記事で解説しましたので参考にしてください。
給料や勤務時間に影響が出る場合がある
バイトを休むことによって、勤務時間が減少するため、当然ながら給料にも影響が出ます。
特に、バイト先によっては、休みに関する規定が厳しく、休みが多いと査定が入り
次回の昇給が見送られる可能性があるとのこと。
注意して、バイト先のルールを確認しておきましょう。
勤務態度や評価に影響が出る場合がある
バイト先によっては、勤務態度や評価に影響が出る場合があります。
急な休みが多い場合は、そのバイト先のシフトに負荷がかかり、他のスタッフや上司から不満やクレームを受けることがあります。
勤務中は普通に働いていたとしても、過剰な仕事量が降りかかってきたり、大変な仕事を回されたりするかもしれません。
それがあなたが休んだ際に溜まった仕事なら仕方はありませんが、そうならないためにも日頃からの関係性を構築しておくことが重要になります。
繁忙期は他のスタッフに負担がかかる場合がある
クリスマスやお正月、夏休み冬休み、土日祝日に急に休むと
それこそバイト先では風下におかれます。
バイト先にとってもそんな掻き入れ時に働いてくれるバイトが急に休んでしまったら大打撃です。
シフトを入れる際は極力休むことがない日に、また、急に休む場合は平日と比較してより慎重に代わりのバイトを探し、バイト先に連絡しましょう。
まとめ
今回はバイトを休む際のバイト先へのメールの書き方について解説しました。
お気づきの方もいるかもしれませんが、ほとんどメールの文章は同じです。
とはいえ、しっかり書けているか、書けていないかではバイト先からのイメージは全く異なります。
ぜひ丁寧な文章が書けるように、何度も記事を読み返してください。
下記の記事では、バイトを休んでも罪悪感を感じなくていいということについて解説しています。
また、たまにはバイトを休むことも大切ですので下記の記事にも目を通してみてください。
